Для чего нужен ежедневник? Правильно, для фиксирования намеченных целей и каждодневных задач, которые по ходу выполнения вычёркиваются. Но максимальную пользу в работе приносит не эта система, а следование основам тайм-менеджмента в работе с ежедневником. Об этом сегодня подробнее.
Существует несколько основных правил работы с ежедневником, чтобы цели достигались максимально эффективно. Рассмотрим их подробнее.
Правило ориентирования задач на результат
Все ваши задачи необходимо уметь правильно формулировать, а именно ставить их в результативном и ориентированном виде. Это значит, что лучше написать не позвонить партнёрам, а позвонить партнёрам, чтобы узнать результат рассмотрения вашего предложения по сотрудничеству. Потому что, если вы вдруг позвоните партнёрам, но кого-то из них не окажется на месте, задача будет выполнена? По вашему плану да, но не по факту. Вот, когда вы узнаете результаты рассмотрения предложений, тогда задача будет выполнена. Поэтому пишите задачи заведомо верно и развёрнуто.
Правило деления задач на “гибкие” и “жёсткие”
Существует масса дел, привязанных к конкретному времени, к примеру, брифинг с коллегами в 10:00, встреча с партнёрами в 13:00 и так далее, а есть дела, которые необходимо выполнить сегодня, но неважно в какое время, главное результат. Соответственно задачи можно разделить на два типа: “жёсткие” ( те, что привязаны ко времени) и “гибкие, не зависящие от времени. Для наибольшего удобства пишите в ежедневнике сначала задачи “жёсткие”, а затем “гибкие”.
Правило распределения задач во времени
Все дела, запланированные на сегодня, необходимо оценивать с точки зрения времени, требуемого на подготовку и выполнение задачи. Например, если у вас назначена встреча в ресторане, то важно учитывать и время в дороге до ресторана и длительность самой встречи, а также дорогу обратно.
Данное правило позволяет видеть свободные “окошки” в расписании и грамотно их использовать: сделать больше или отдохнуть, в зависимости от ваших потребностей. Но стоит учитывать, что дорога в офис после встречи, которая затянулась, может стать дольше из-за пробок и так далее. Поэтому планировать стоит всего 70% своего времени, остальное оставлять на форс-мажоры. В ежедневнике свой “бюджет времени” отмечайте рядом с конкретной задачей, желательно ручкой другого цвета.
“Слоны” и “лягушки”
“Слоны” — это крупные, важные, сложные дела, выполнять которые необходимо по “кусочкам”, отсюда и наша любимая фраза: “есть слона по кусочкам”.
“Лягушки” — это мелкие, неприятные, нелюбимые дела, которые надо выполнить как можно быстрее. Невнимание и игнорирование “слонов” ведёт к авралу и форс-мажорам, а вовремя не съеденная “лягушка” к плохому настроению. Так, например, мы в LeonaBureau предпочитаем есть “лягушек” по утрам, пока полны сил. Обозначайте в ежедневнике “слонов” и “лягушек” первыми буквами соответственно “с” и “л”
Правило расстановки приоритетов
Среди всех ваших дел существуют дела особо важные, которые находятся в приоритете. И свой день нужно начинать либо с решения самой важной задачи в списке, либо с “лягушки”.
Правило делегирования и контроля результатов
Этому надо учиться, к этому надо прийти, но задачи необходимо рассматривать через призму возможности их делегирования. Особое значение данное правило имеет, конечно, для руководителей! При делегировании задач необходимо пометить в ежедневнике кому задача делегирована, требуется ли контроль выполнения, к какому времени задача должна быть выполнена. Из списка задача, естественно, вычёркивается лишь тогда, когда проведён контроль результата. Если результат будет не сегодня, а через несколько недель, то в ежедневнике следует отметить это действие.
Удачи в планировании задач!